De afgelopen weken werd mij deze vraag meermaals gesteld door klanten. Feit is dat er nog veel twijfel is over hoe ver je moet en kunt gaan in het proces van outsourcen, onder andere omdat er ook twijfel is over de kwaliteit van de aannemers en aanbieders. De regisserend opdrachtgever heeft het niet makkelijk.
Het gaat allemaal om het krijgen van vertrouwen, en dat zit hem vooral in goede communicatie, goede samenwerking en goede afspraken.
Communicatie
Voor een deel is regisserend opdrachtgeven het managen van de verwachtingen bij de verschillende partijen. Iedereen heeft een ander beeld van zijn rol en taakverdeling. Communicatie is het toverwoord bij regisserend opdrachtgeven. Van corporatie naar aannemer en huurder. Van aannemer naar onderaannemer en huurders. Van intern naar stakeholders et cetera.
Samenwerken
Voor het andere deel is het vooral goed samenwerken. Een goede projectstartup, goed leiderschap, een goed samengesteld team dat zich ontwikkelt, leert, kennis deelt, innoveert en elkaar vertrouwt zijn erg belangrijk.
Afspraken maken
Verder is er in het proces nog een aantal zaken van belang om goed af te spreken. Daarmee vergroot je de kans op toekomstig succes en krijgen opdrachtgever en opdrachtnemer vertrouwen in elkaar:
- Toetsing
Erg belangrijk in de geleverde eindprestaties is de afspraak hoe en wie er hoe vaak toetsing uitvoert op het resultaat of geleverde eindproduct en dat rapporteert bij afwijkingen of mogelijke
verbeteringen. - Planning en control
Van belang bij een proces in de driehoek corporatie, huurder, aannemer: een goede planning van de maatregelen en uit te voeren werkzaamheden en de (financieel-administratieve) controle tijdens en na uitvoering. - Klantcontact
Wie heeft wanneer welk contact met de huurder? Waar wordt gemeld en via wie loopt die melding? Bij dagelijks onderhoud moeten meldingen 24/7 via internet of telefoon mogelijk zijn. Ook heel belangrijk: wanneer blijf je er als corporatie buiten? Bij grote renovaties is het belangrijk voor huurders dat ze weten wie aanspreekpunt is, wie problemen oplost en vragen beantwoordt. - Contract
Belangrijk voor opdrachtnemer en de regisserend opdrachtgever: hoe leg je de afspraken duidelijk en werkbaar vast? - Operationeel
Wie bemoeit zich wanneer en waar mee? Spreek af wie verantwoordelijk is en aanspreekbaar op de (onvoldoende) prestaties.
Als het dan gaat lopen tussen regisseur en de uitvoerende partij ontstaat er vertrouwen. De regisseur leert loslaten, de efficiency groeit, er ontstaat innovatie en dat allemaal met een tevreden huurder als resultaat. Je ontdekt dus vanzelf hoe ver je kunt en wilt gaan!
Dit artikel is eerder verschenen als blog op Renovatieprofs.nl
